Voor de implementatie is het belangrijk om intern een projectteam samen te stellen. Samen kunnen jullie de implementatie vormgeven. Tijdens de stakeholderanalyse heb je inzicht gekregen in wie er allemaal betrokken zijn bij dit proces. Hieronder leggen we uit wat voor rol de verschillende betrokkenen in jouw team kunnen krijgen, dit om hun werkzaamheden concreter te maken.
Voorbeeld projectgroep
| Betrokkenen | Werkzaamheden |
| Projectleider |
De projectleider maakt een projectplan en voert deze uit. |
| Trainers |
Jullie interne trainers leiden samen met de implementatie adviseur de zorgprofessionals op tijdens de workshops die op locatie gegeven worden. Denk hierbij aan digi-coaches, ambassadeurs van innovatie, zorgtechnologen, etc. |
| Super users |
De super user is de aanjager en vertegenwoordiger van het veranderproces naar spraakgestuurd rapporteren en gebruiken spraakgestuurd rapporteren in de praktijk. Per team is er één super user aanwezig. Heb je 40 teams? Dan heb je dus ook 40 super users. |
| Zorgprofessionals |
De zorgprofessionals maken gebruik van spraakgestuurd rapporteren in de praktijk. Zorgprofessionals zijn een bron van informatie, feedback en ervaringen in de praktijk. |
| Communicatiespecialist |
De communicatiespecialist zoekt actief naar succesverhalen binnen de zorginstelling om deze te delen binnen de zorginstelling. |
| Applicatie/functioneel beheerder |
Activeert de oplossing (Nedap) en verzamelt verzoeken ter verbetering en/of pakt een stukje borging op. |
Het uitkiezen van super users
Graag lichten we in het bijzonder de super user uit. De super user is namelijk de aanjager van het veranderproces. Andere zorginstellingen, evenals de gebruikscijfers van deze zorginstellingen, laten zien dat met enthousiaste super users de adoptie onder de zorgprofessionals aanzienlijk wordt verhoogd. Daarom zeggen wij dan ook: een goede super user is het halve werk!
Wie is de super user precies? Je leest het hieronder:
Een voorbeeld van een enthousiaste super user: Sanne van zorgorganisatie Patyna
Het uitkiezen van trainers
De effectiviteit van spraakgestuurd rapporteren hangt in belangrijke mate af van de kwaliteit van de trainingen die intern worden gegeven. Het selecteren van een geschikte trainer is daarom essentieel en een goed begin is al de helft!
Profiel van een geschikte trainer
Onderstaande kwaliteiten en vaardigheden sluiten goed aan bij een trainer voor spraakgestuurd rapporteren. De persoon hoeft niet aan alles te voldoen, maar hoe meer hoe beter. Een dosis enthousiasme erbij en dan komt de rest goed:
- Affiniteit met technologie
- De trainer moet technologie kunnen omarmen en begrijpen, ofwel een digivaardig persoon.
- Trainingsvaardigheden
- Ervaring in het overbrengen van kennis en vaardigheden aan groepen.
- Inzicht in verschillende leerstijlen en hoe daarop in te spelen.
- Communicatieve vaardigheden
- Het vermogen om op een duidelijke en inspirerende manier informatie over te brengen.
- Goede luistervaardigheden om vragen en zorgen van zorgprofessionals te begrijpen en daarop in te spelen.
- Flexibiliteit en oplossingsgericht denken
- In staat om onverwachte situaties tijdens workshops aan te pakken en de inhoud aan te passen aan de groep.
- Kennis van de zorgcontext
- Begrip van werkprocessen binnen de zorginstelling, om praktijkgerichte voorbeelden te kunnen bieden.
- Een flinke dosis enthousiasme
- Het begint en eindigt allemaal met enthousiasme voor de innovatie.
- Het begint en eindigt allemaal met enthousiasme voor de innovatie.
Wie kan de rol van trainer vervullen?
Afhankelijk van de interne structuur en ervaring binnen jouw zorginstelling, kunnen de volgende rollen of functies geschikt zijn om als trainer opgeleid te worden:
- Zorgprofessionals: Wie kent de zorgwereld beter dan de mensen die dagelijks op de werkvloer staan? Het hebben van praktijkervaring maakt ze ideale kandidaten.
- Digi-coaches: Deze medewerkers hebben vaak al ervaring met digitale tools en het geven van trainingen.
- Projectleiders: Projectleiders hebben doorgaans ervaring met verandermanagement en kunnen goed structuur aanbrengen in trainingen.
- Innovatiemanagers: Innovatiemanagers hebben een brede kijk op digitale transformatie en kunnen de brug slaan tussen technologie en zorgprocessen.
Aanvullende tips voor de selectie van een trainer
- Betrokkenheid en enthousiasme: Kies iemand die intrinsiek gemotiveerd is om een rol te spelen in de implementatie van spraakgestuurd rapporteren.
- Beschikbaarheid: Zorg ervoor dat de trainer voldoende tijd kan vrijmaken om zowel de training te volgen als om workshops te geven.
- Groepsdynamiek: Selecteer iemand die gemakkelijk aansluiting vindt bij collega’s en een positieve sfeer kan creëren tijdens workshops.
Met een zorgvuldig uitgekozen trainer leg je een sterke basis voor een succesvolle implementatie van spraakgestuurd rapporteren!
Volgend hoofdstuk: Het uitkiezen van super users
Vorig hoofdstuk: Stakeholderanalyse